POLÍTICA DE PRIVACIDAD

POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

FR TOSCANO SAS

NIT.  901.437.631-2

FR TOSCANO SAS, con el fin de manejar prácticas uniformes para la recolección, actualización, manejo, circulación y supresión de la información (tratamiento), y de conformidad con lo establecido en Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, ha generado la siguiente política de tratamiento de la información personal:

  1. En el ejercicio de cualquier la actividad comercial y laboral, se puede suministrar cualquier tipo de información o dato personal a FR TOSCANO SAS, y en la cual esta actúe como encargado del tratamiento o responsable del tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
  1. En el tratamiento de la información personal se aplicarán los siguientes principios:

 a) Principio de legalidad: en el manejo, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y que rijan el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

b) Principio de libertad: el manejo, recolección y tratamiento de datos personales, solo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial, que releve el consentimiento.

c) Principio de finalidad: el manejo, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recolectados, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo titular de los datos personales.

d) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a manejo, recolección y tratamiento de datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: en el manejo, recolección y tratamiento de datos personales, debe garantizar el derecho del titular a tener en cualquier momento y sin limitaciones, información de la existencia de cualquier información o dato que sea de su interés personal

f) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, a excepción de la información pública, no podrán estar disponibles en la web u otros medios de información o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlable para brindar una información restringida, solo a los titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de FR TOSCANO SAS será de medio.

g) Principio de seguridad: los datos personales e información sujeta a tratamiento, serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos, a través de la implementación de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros electrónicos y físicos, evitando su manipulación, modificación, pérdida, consulta y en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

h) Principio de confidencialidad: todas personas que administren, manejen, actualicen o tengan el acceso a información de cualquier tipo, que estén en bases de datos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas para efecto en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional al contrato laboral o de prestación de servicios, para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

  1. Dentro de la política, se asegura el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda prohibido el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
  1. FR TOSCANO SAS, cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al titular siempre el del derecho de hábeas data.
b) Solicitar autorización por el titular
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este, se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Tramitar las consultas

i) Informar al titular sobre el uso dado a sus datos.

j) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  1. FR TOSCANO SAS se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
  1. FR TOSCANO SAS, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento, que operan en el país, y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
  1. La recolección, almacenamiento, y circulación de datos personales por parte de FR TOSCANO SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo.
  2. El aviso de privacidad, será utilizado en los casos en que no sea posible poner a disposición del titular, las políticas de tratamiento de la información. Este aviso contendrá como mínimo la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable, para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

    El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

    a) Conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a FR TOSCANO SAS, en su condición de responsable del tratamiento.

    b) A recibir información por parte de FR TOSCANO SAS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

    c) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.

    d) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

     

    1. Los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos, solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso, la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
    1. Se garantizará el derecho de acceso con previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos.

    Los titulares podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, FR TOSCANO SAS garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

    1. El titular que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada.

    El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen o adicionen.

    En cualquier momento y de manera gratuita, el titular o su representante podrán solicitar a personal de ACAFERR la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. 

    Los derechos de modificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

    a) El titular previa acreditación de su identidad o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
    b) Su representante, previa acreditación de la representación.

      Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar, y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

      La solicitud de rectificación, actualización o supresión, debe ser presentada a través de los medios habilitados por FR TOSCANO SAS señalados en el aviso de privacidad y contener como mínimo la siguiente información:

      a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
      b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
      c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
      d) En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

        FR TOSCANO SAS tiene la obligación de comprobar y actualizar a solicitud del titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

        a) En las solicitudes de modificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
        b) FR TOSCANO SAS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando estos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
        1. El titular tiene el derecho en todo momento, a solicitar a FR TOSCANO SAS la eliminación de sus datos personales cuando:
        a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
        b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
        c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

          Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FR TOSCANO SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

          a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
          b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
          c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
          1. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, FR TOSCANO SAS deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
          1. La totalidad de la información del titular puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con FR TOSCANO SAS.

          Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, FR TOSCANO SAS tomará las medidas necesarias para que los terceros de la información, conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada, para asuntos directamente relacionados con el objetivo de la relación con FR TOSCANO SAS  y solamente mientras esta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

          1. FR TOSCANO SAS, también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
          1. FR TOSCANO SAS designa a la Administración General como las personas que recibirán, procesarán y canalizarán las distintas solicitudes que se reciban.
          1. En el evento en que usted considere que FR TOSCANO SAS dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a la Gerencia General, al correo electrónico info@toscano.co, o dirigiéndose a la Carrera 13 # 77 A - 65 o llamando al teléfono +57 316 01 00 961.

           ANEXO 1

          MODELO AVISO DE PRIVACIDAD PARA DATOS NUEVOS

          Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de FR TOSCANO SAS:

          • Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de FR TOSCANO SAS, así como los demás acreedores, y/o proveedores que tengan una relación directa o indirecta, y para facilitar el acceso general a la información de éstos; proveer nuestros servicios.
          • Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga FR TOSCANO SAS.
          • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados.
          • Informar sobre cambios de los servicios.
          • Evaluar la calidad del servicio.
          • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos. 

          Faride Ramos Toscano

          Representante Legal